Wie regelt het vervoer en draagt het risico bij Incoterms?

Je verkoopt goederen aan een buitenlandse klant of koopt ze in en wilt vooraf weten wie het vervoer boekt, wie de rekening betaalt en wie opdraait voor schade onderweg. De elf Incoterms® 2020-regels verdelen zulke verplichtingen tussen verkoper en koper. Ze bepalen niet automatisch de verkoopprijs, betalingstermijn of eigendomsoverdracht. Hieronder lees je hoe je de regels uit elkaar houdt en welke gegevens je in de koopovereenkomst moet opnemen.

Wat regelen Incoterms wel en niet?

Incoterms zijn internationale handelsregels van de International Chamber of Commerce (ICC). Ze verdelen tussen verkoper en koper onder meer de verplichtingen voor vervoer, levering, bepaalde douaneformaliteiten, verzekering en kosten. Het risico op verlies of schade gaat over op het moment en de plaats die bij de gekozen regel horen. Dat moment kan verschillen van het moment waarop de verkoper de vrachtkosten niet langer betaalt.

De ICC benadrukt dat een Incoterm geen vervanging is voor de volledige koopovereenkomst. Leg dus ook afzonderlijk zaken vast zoals betaling, eigendomsoverdracht, productspecificaties en wat er gebeurt bij vertraging. Volgens de uitleg van de ICC over Incoterms 2020 is het belangrijk om de plaats of het punt zo precies mogelijk te benoemen.

Welke gegevens bepalen wie betaalt en wanneer het risico overgaat?

Kijk bij het vergelijken van regels naar drie zaken: wie regelt het vervoer, tot waar die partij de vervoerskosten betaalt en waar de levering plaatsvindt voor de risicoverdeling. Verzekering is een aparte verplichting: sommige regels verplichten de verkoper een verzekering af te sluiten, andere niet.

De elf regels zijn verdeeld in twee groepen. EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU en DDP zijn bruikbaar voor iedere vervoerswijze of een combinatie daarvan. FAS, FOB, CFR en CIF zijn bedoeld voor vervoer over zee of binnenwater. Gebruik dus niet zomaar een maritieme regel voor een gewone wegzending of containervervoer waarbij levering aan een vervoerder eerder in de keten plaatsvindt.

Een belangrijk verschil zit tussen de C-regels en de D-regels. Bij CPT en CIP betaalt de verkoper het vervoer naar de genoemde bestemming, maar gaat het risico al over wanneer de goederen aan de vervoerder worden overgedragen. Bij DAP, DPU en DDP draagt de verkoper het risico tot de afgesproken bestemming. Dat de verkoper het transport betaalt, betekent dus niet altijd dat die partij ook het risico tijdens het hele traject draagt.

Hoe verschillen de meest gebruikte regels in de praktijk?

Bij EXW stelt de verkoper de goederen op de afgesproken plek ter beschikking; de koper regelt vanaf daar het vervoer. De verkoper hoeft ze onder EXW niet op het afhaalvoertuig te laden. Bij FCA levert de verkoper de goederen aan de vervoerder op de afgesproken plaats en verzorgt die, waar van toepassing, de uitvoerformaliteiten. De ICC-bepalingen voor vervoer met elke vervoerswijze beschrijven onder meer deze verschillen. Spreek bij FCA nauwkeurig af waar de overdracht plaatsvindt.

Bij CPT betaalt de verkoper het vervoer naar de genoemde bestemming, terwijl het risico overgaat zodra de goederen aan de eerste vervoerder zijn overgedragen. CIP werkt vergelijkbaar, maar verplicht de verkoper ook een goederenverzekering af te sluiten volgens de dekking die bij deze regel hoort. Ga er niet vanuit dat de verzekering elke schade of de volledige waarde dekt: controleer polis, dekking en eventuele uitsluitingen.

Bij DAP brengt de verkoper de goederen naar de genoemde bestemming, klaar om te lossen; de koper lost en regelt de invoerformaliteiten. Bij DPU moet de verkoper de goederen op de bestemming ook lossen. DDP legt de meeste verplichtingen bij de verkoper: die regelt en betaalt ook de invoerformaliteiten. Voor Nederlandse exporteurs die buiten de EU verkopen kan DDP daardoor extra aandacht vragen. Business.gov.nl licht toe welke gevolgen DDP heeft voor invoer in Nederland; controleer bij een bestemming buiten Nederland ook de regels en praktische mogelijkheden in dat land.

Hoe leg je de gekozen Incoterm stap voor stap vast?

1. Bepaal de vervoerswijze. Kies eerst of de goederen over de weg, per spoor, door de lucht, over zee of multimodaal reizen. Gebruik FAS, FOB, CFR of CIF alleen als de levering volgens die regel daadwerkelijk bij een schip plaatsvindt.
2. Kies het overdrachtspunt dat bij je rol past. Als verkoper kun je bijvoorbeeld de goederen bij je bedrijf aan een vervoerder overdragen of vervoer tot de klant organiseren. Als koper, controleer dan of je de afgesproken afhaling, inklaring en lossing kunt regelen.
3. Vergelijk kosten en risico apart. Vraag niet alleen wie de vracht betaalt, maar ook op welk precies moment schade voor rekening van de koper komt. Bij CPT en CIP vallen die momenten uiteen.
4. Schrijf regel, plaats en versie volledig op. Noteer bijvoorbeeld: “FCA [volledig adres en overdrachtspunt], Incoterms® 2020”. Alleen een afkorting of plaatsnaam kan onduidelijkheid geven over waar levering en risico-overgang plaatsvinden.
5. Stem vervoer en documenten af. Spreek af wie de vervoerder boekt, welke laad- en loswerkzaamheden zijn inbegrepen en wie uitvoer- en invoerformaliteiten verzorgt. Neem daarnaast verzekeringsdekking en betalingsafspraken op waar nodig.

Een duidelijke goederenstroom hangt ook af van opslag, overslag en de overdracht tussen partijen. Bij het organiseren van die stappen helpt het om de afspraken over opslag en goederenstromen op elkaar te laten aansluiten.

Hoe controleer je of de afspraak klopt?

Loop vóór ondertekening de volledige route na: waar stelt de verkoper de goederen beschikbaar, waar neemt de vervoerder ze over, wie betaalt elk vervoersdeel en waar eindigt het risico van de verkoper? Controleer vervolgens of de gekozen regel past bij de vervoerswijze, wie uitvoer en invoer kan afhandelen en of de verzekering aansluit bij de afgesproken risicoverdeling.

Laat ook de vervoerder en de partij die de douaneformaliteiten uitvoert weten welke afspraak geldt. Zo voorkom je dat de koopovereenkomst iets anders zegt dan de transportinstructie. Bij twijfel over de betekenis van een regel of lokale invoervereisten is controle van de volledige ICC-regeltekst en advies over de specifieke transactie verstandiger dan alleen afgaan op een korte samenvatting.